Як підтримувати стабільний розвиток бізнесу на шляху до успіху: операційні плани

«Якщо не плануєте — готуйтеся до невдачі».
Бенджамін Франклін, наскільки відомо, не мав на увазі саме стартап-засновників, але його слова цілком до них стосуються. Засновники — особливо у криптосекторі — мають справу зі значною кількістю факторів, які не піддаються контролю: ринки нестабільні, регулювання змінюється, очікування високі.

Саме тому ключове — концентруватися на тому, що у ваших руках. У цьому допомагає операційний план. Хоч це і не найгламурніший інструмент, проте він один з найбільш керованих і ефективних: саме з його допомогою можна перетворити амбіції на реальний поступ — без зайвого витрачання бюджету й перевантаження команди.

По суті, операційний план — це чіткий опис усього, чим займається ваш бізнес: які завдання стоять, хто їх виконує, на які цілі працює команда, яка сукупна вартість, як відстежуються результати. Відповіді на ці запитання часто бувають комплексними, тому структурований план — це фундамент для ефективної організації роботи.

Навіть якщо ви досі не формували операційний план для бізнесу, напевно мали аналогічний досвід у приватному житті. Наприклад, щоб підготуватися до марафону, потрібна програма тренувань, яка розпланує етапи підготовки до старту. Якою має бути довжина пробіжок, коли і наскільки вони зростатимуть, якими маршрутами бігти, як планувати відпочинок і відновлення, що робити у разі травм? У бізнесі «день марафону» — це запуск продукту, IPO чи інша масштабна ціль, і загальні принципи ті самі.

Водночас операційний план не треба плутати зі стратегічним. Стратегічний — це широка картина, бачення, яке ви презентуєте інвесторам. Операційний — це конкретний перелік дій, які безпосередньо реалізують цю стратегію: розподіл завдань, ресурсів, термінів. Для сталого бізнесу важливі обидва плани.

Розгляньмо, що має враховувати якісний операційний план.

Створення операційного плану

Сконцентруйтесь на чотирьох головних опорах: людях (Хто відповідальний?), термінах (Коли задача буде вирішена?), бюджеті (Які витрати?) та метриках (За якими метриками визначати прогрес?).

Операційний план змінюється з часом, тож не потрібно прагнути ідеалу вже на першому етапі. На ринку безліч методик, фреймворків, консультантів. Але суть — чітко визначити, хто і що робить у компанії, і це можна зробити самотужки. Насамперед, важливі зрозуміла структура й ясність операційних цілей на визначений період.

Ваша стратегія має передбачати вибір пріоритетів. Неможливо робити все одразу, тому компроміси неминучі — і це стимулює якісні дискусії у керівній команді. Будь-якій компанії, навіть найуспішнішій, доведеться постійно шукати баланс, адже обмеження допомагають знаходити кращі управлінські рішення.
Три типові помилки

На етапі формування операційного плану врахуйте три класичні ризики.

1. Не переоцінюйте терміни та майбутні результати. Обставини та інформація змінюються постійно, тож план має бути гнучким і мати запас для маневру. Особливо обережно підходьте до завдань із взаємозалежностями: Наприклад, запуск продукту А для старту продукту B, найм двох інженерів для нової функціональності, або залежність доходу від залучення маркетолога. Такі прив’язки здаються логічними, але якщо хоча б один етап не відбувається у строк — все зсувається. Якщо найм затягнувся — не встигаємо до дедлайну. Оптимізм — це добре, але план повинен залишатися реалістичним. Передбачайте простір для змін і коригування наступних термінів, якщо це буде потрібно.

2. Не намагайтеся охопити усе й одразу. Засновники часто мають десятки ідей, однак час і ресурси — завжди обмеження. Якщо намагатися рухати всі проєкти одночасно, це розпорошить бюджет і увагу команди.
   Будуйте логічну послідовність дій: подумайте, як різні можливості та навички стимулюють відкриття нових горизонтів для компанії. Запуск певного продукту може залучити нових юзерів, інвестиції в технологію — нові джерела доходу. Проаналізуйте, як краще розподілити час і ресурси для максимуму ефективності.
   Звісно, в реальному житті все не так чітко, як на папері. Як засновник, саме ви бачите перспективи розвитку свого продукту. Часто хочеться спробувати вийти на кілька ринків одночасно — або тому, що основний продукт просувається повільно, або через розмір потенційних ринків. Та на практиці маленькі команди найкраще фокусуються саме на одному напрямку. Розсіювання уваги, хоча і виглядає привабливо, призводить до гірших результатів для головної мети.
   Для оцінки фокусу бізнесу поставте собі два питання: Що зараз є ключовим пріоритетом бізнесу? Над чим люди реально працюють найбільше? Якщо відповіді не співпадають — це проблема.

3. Без чітких метрик навіть найкращий операційний план буде неефективним. Ви не зможете контролювати прогрес, а також швидко реагувати на проблеми, якщо не видно ні успіхів, ні невдач. Використовуйте прості метрики: навіть система типу «червоний/жовтий/зелений» дасть змогу інформативно контролювати хід справ. Головне — щоб метрики були.
   Не забувайте: стимулюючи певні результати, ви керуєте поведінкою команди. Оцініть, чи орієнтовані метрики саме на стратегічно корисні результати. Наприклад, розумніше пов’язувати бонуси з кінцевими досягненнями, а не з відпрацьованими годинами.

Головне про бюджетування

Бюджет — серцевина операційного плану. На питання «Скільки це коштує?» необхідно дати максимально точну відповідь. Ось базові поради для засновників.
Основні витрати компаній — це персонал. Хоча бувають винятки, у більшості випадків саме співробітники споживають левову частку коштів. Засновники іноді недооцінюють повну ціну найму: крім окладів та податків, це ще соцпакет, програмне забезпечення, обладнання, ліцензії, відрядження тощо. Витрати зазвичай масштабуються разом із чисельністю людей, тому моделюйте це відповідно.

Важливо: бюджетування має включати й питання частки (акцій) нарівні з готівкою. Управління долею компанії — окрема складна тема, але при плануванні найму треба закладати акції або опціони, які ви плануєте видати співробітникам. Якщо проект передбачає токенову мотивацію — застосовуйте ті ж принципи. Загалом, слід формувати комплексну стратегію компенсації; помилки на цьому етапі швидко накопичуються.

Відокремлюйте постійні та змінні витрати, щоб чітко розуміти, які статті бюджету можна оперативно коригувати, а які — ні. Наприклад, якщо завтра потрібно зменшити бюджет на 30%, чи знаєте ви, де саме це зробити? Або, якщо компанія зростає — як стратегічно наростити витрати? У стартапах це особливо актуально через невелику кількість змінних. Чим краще ви розумієте гнучкість бюджету, тим легше керувати цими процесами.

Додаткова порада: не прив’язуйтеся до багаторічних контрактів із підрядниками та сервісами, якщо можете домовитися про більшу гнучкість.

Сценарне планування — ефективний інструмент управління бюджетом. Абсолютно точного бюджету не існує навіть у зрілих компаніях. Надто багато невизначених факторів. Тому більше користі дає складання декількох сценарних моделей майбутнього з оцінкою ймовірностей і можливих ризиків. Які фактори можуть бути неочікуваними? Які зміни перевернуть поточну бізнес-модель? Якщо ризики регуляторні — моделюйте різні варіанти розвитку за кожним сценарієм. Розглядайте бюджет як інструмент прийняття рішень у ситуації невизначеності.

Критично важливо не допускати зниження «runway» менше ніж до шести місяців. Багато хто недооцінює фактичний темп витрат: навіть маючи запас у два роки, без чіткої структури можна раптово опинитися на межі. Найняли більше людей, відстали за розробкою, не слідкували за «темпом витрат» — і залишилися з півроку резерву. Тоді всі ресурси підуть не на розвиток, а на екстрений пошук фінансування й жорстку економію. А навіть якщо додаткове фінансування вдасться залучити, це зазвичай займає більше часу й призводить до втрати переговорної позиції та зайвих юридичних витрат.

Щоб уникнути проблем із «runway», засновник повинен особисто контролювати бюджет. Можна делегувати підготовку розрахунків, але аналіз кожного місяця — ваша відповідальність: чи співпадають очікуваний і реальний темп витрат, якщо ні — чому, як скоригувати? Де були помилки у прогнозах, які статті можна оптимізувати? «Zero-based budgeting» — потужний підхід: замість механічного коригування минулорічних цифр, розрахуйте кожен пункт витрат із чистого аркуша та чітким обґрунтуванням. Це дає можливість точніше налаштувати бюджет під поточні бізнес-цілі.

Стосовно управління казначейством (особливо у криптовалютах): обов’язково розробіть інвестиційну політику з конкретними критеріями для збереження активів. Ваш рівень толерантності до ризику має враховувати «runway», але збереження капіталу — безумовний пріоритет.

В якому режимі працює ваш бізнес?

Жодного ідеального стандарту для операційного планування не існує — вибирайте методику, яка дозволяє відповісти на головні питання: хто, що, коли, за яким бюджетом і як це вимірюється.

Перед вибором методики визначте свій робочий режим — саме він задає основні пріоритети. Ось кілька питань для самоаналізу:

1. Чи потрібно вашій компанії знову залучати фінансування?
   Ймовірна відповідь — «так», адже більшість стартапів із підтримкою венчурного капіталу піднімають раунди неодноразово. Винятки є, якщо бізнес уже прибутковий, але навіть тоді операційний план потрібен — просто ресурси обмежуються не інвестиціями. Якщо прибутковість ще не досягнута — переходьте далі.

2. «Runway» більше чи менше 12 місяців?
   Суть: якщо «runway» більше року — фандрейзинг, ймовірно, не буде пріоритетом, і фокус можна змістити на продукт чи команду. Якщо запас коротший, потрібно включати пошук фінансування, оптимізацію витрат, розвиток партнерств у план, і критично переглядати бюджет для пошуку внутрішніх резервів.

3. Якщо вам потрібно залучати фінансування, які саме результати переконають інвесторів інвестувати? Визначте ключові віхи, що є критерієм для наступного раунду. Конкретний перелік залежить від типу бізнесу й інвесторів, тому детально обговоріть вимоги з ними — можливо, для когось ключовим стане не тільки запуск продукту, а й підтвердження відповідності ринку (product-market fit).

Після цього оцініть, які ресурси дозволять досягти цих цілей: яких людей треба долучити до команди, які процеси налагодити, скільки часу все це займе. Перевірте розрахунки у фінансовій моделі: чи вистачає cash наразі, чи потрібно перебудувати підхід?

Чи зміна послідовності дій допоможе досягти мети швидше? Чи треба переглянути порядки пріоритетів?

Коли розрахували потрібні ресурси, визначте, як це вплине на довжину «runway»: чи залишиться достатньо часу на маневр? Якщо так — стартуйте із впевненістю. Якщо ні — необхідна ітерація та корекція плану: зменшення найму, оптимізація витрат чи зміна фокусу на пріоритетні напрямки.

Критично важливо одразу визначити метрики для контролю виконання операційного плану. Встановіть регулярність моніторингу — лише так реально оцінити прогрес.

Шаблон цілей

Пропозиція: використовуйте нижченаведений чек-лист для формування своїх операційних цілей. Починайте з річних задач, деталізуйте по кварталах, функціях, а для малих команд — і персонально за співробітниками. Головне — фіксуйте все письмово, інакше деталі можуть загубитися або бути забутими.

Для моніторингу достатньо навіть простої системи: кольорові індикатори (червоний — критично, жовтий — є ризик, зелений — плановий рух). Таку систему можна використовувати на щотижневих управлінських зустрічах, швидко визначаючи поточний статус кожної цілі. Наприклад, з продуктом немає проблем, у маркетингу виникла затримка, а у розробці — критичний збій. Сенс у простоті — контролювати прогрес і підзвітність команди без надмірної бюрократії.

Вчасно розроблений операційний план — запорука ефективного бізнесу. Не ускладнюйте його, головне — чітко розуміти, хто за що відповідає, в які строки і якою буде вартість. Це основа для контролю прогресу і коригування темпу розвитку. Та завжди тримайте руку на пульсі «runway».

Емілі Вестерголд — партнерка криптокоманди Andreessen Horowitz, експертка з фінансів та операційної діяльності. До приходу в Andreessen Horowitz вона була CFO VSCO — 7 років розвивала і масштабувала компанію, залишаючись членом ради директорів. Має досвід фінансів, бухгалтерії, кар’єра розпочиналася в PwC.

Позиція, викладена у цьому матеріалі, відображає особисту думку співробітників AH Capital Management, L.L.C. («a16z»), а не компанії чи її дочірніх структур. Деякі дані отримані з незалежних джерел, зокрема від портфельних компаній фондів a16z. Незважаючи на довіру до джерел, a16z не проводить окремої перевірки точності чи доречності цієї інформації для конкретної ситуації. У матеріалі також можуть бути сторонні рекламні оголошення: їхній зміст a16z не переглядала та не підтримує.

Матеріал носить виключно інформаційний характер, не є юридичною, інвестиційною чи податковою консультацією. З усіх питань звертайтеся до особистих радників. Будь-які згадки про цінні папери чи цифрові активи призначені виключно для ілюстрації, не є рекомендацією чи запрошенням до інвестування. Матеріал не призначений для поточних або потенційних інвесторів і не може бути основою для ухвалення рішення про вкладення у фонди a16z. (Офіційна пропозиція інвестування в фонди a16z доступна тільки через приватний меморандум, підписку та відповідну документацію — все це необхідно повністю вивчити до рішення.) Згадані в матеріалі інвестиції чи портфельні компанії не є репрезентативними для всіх вкладень a16z і не гарантують повторюваності чи прибутковості у майбутньому. Повний перелік інвестицій фондів Andreessen Horowitz (крім неоприлюднених чи неузгоджених випадків) дивіться за посиланням: https://a16z.com/investment-list/.

Графіки та діаграми наведені лише з інформаційною метою і не повинні використовуватися для ухвалення інвестиційних рішень. Дані минулих періодів не є гарантією майбутніх результатів. Інформація є актуальною на момент публікації. Прогнози, оцінки, цілі, думки, викладені у цьому матеріалі, можуть змінюватися без попередження й відрізнятися від позицій інших експертів. Детальніше — за посиланням https://a16z.com/disclosures/.

Відмова від відповідальності:

1. Стаття є передруком із [a16zcrypto]. Усі авторські права належать оригінальному автору [a16zcrypto]. Якщо маєте претензії щодо передруку, звертайтеся до команди Gate Learn для швидкого розгляду.
2. Відмова від відповідальності: Думки і позиція, викладені у цій статті, є особистими, не є інвестиційною порадою.
3. Переклад іншими мовами виконала команда Gate Learn. Якщо не зазначено інше, заборонено копіювати, розповсюджувати чи плагіатити переклади.